Thunderbird

Thunderbird

Cet outil est un client de mail proposé par Firefox et qui permet moult manipulation dans les boites mails afin de correspondre aux besoins d'une organisation

Proposé par la fondation Mozilla, il est open source et libre. Il convient donc a nos critère de sélection de logiciel.

Problématique

Un service administratif ne sais pas toujours comment gérer le flow d'e-mail, surtout lors de l'usage d'une boite mail pour centraliser l'information.

Mais la centralisation à un coût : Tout les sujets se mélanges. Et lorsqu'il faut renvoyer les mails à un membre de l'équipe ou à un autre, il n'est pas toujours facile de déterminer qui doit traiter l'information et cela demande un temps de triage considérable et a effectuer chaque semaine si ce n'est chaque jour.

Solution proposée

Thunderbird est une solution permettant de gérer ce cas de figure.

Grâce a son architecture des mails sous forme de dossiers et sous-dossier, on repère facilement où diriger l'information sur une même boite pour éviter de perdre l'information tout en compartimentant les données.

Les règles de triages (filtres)

Sur Thunderbird on peut apposer des filtres et des règles de triage sur les mails. Pour y accédez rendez vous dans le hamburger=>Outils=>Pour y accédez rendez vous dans le hamburger=>Outils=>Filtres de messages

Cela affiche un écran où l'on peut appliquer les règles de triage ou consulter celles en place.

En appuyant sur "nouveau" on peut créer une règle de filtrage avec les paramètres suivants :

Application du filtre :

permet de déterminer si le script de triage est exécuté ... :

• A la réception d'un message (après ou avant le filtrage des message indésirables/spam),
• Manuellement (comme une moulinette qui range pour nous),
• A l'envoi des message,
• Lors de l'usage de la fonction d'archivage,
• Périodiquement afin de scanner la boite et ranger les fichiers

On peut ensuite déterminer les règles et sous quelle condition elles s'appliquent.

Conditions :

• L'objet de l'attention de la règle : Sujet du mail, De qui, Pour qui, le Statut du mail, La date du mail, copie, taille, Etiquettes ou "personnaliser" pour les messages à en-tête spéciale
• Déterminer quoi vérifier dans l'objet d'attention : Contient, ne contient pas, est, n'est pas, commence par, se termine par.
• Le texte qui sera l'élément de comparaison
• Si la règle doit respecter l'ensemble des conditions, l'une d'elle ou toute les conditions doivent être remplies pour que la règle s'active.
• Le petit '+' sert donc a ajouter des règles multiples sur ce filtre afin de pouvoir affiner le potentiel de tri.

Actions a exécuter :

On choisi quelle action sera exécutée lorsque les règles du filtres seront confirmé pour un mail. Le mail peut donc être :

• Déplacé
• Copié
• Transféré Pour ces actions, on choisi une adresse ou un dossier afin que le mail puisse être déplacé
• Marqué comme lu ou non lu
• Suivi
• Supprimé
• Ignoré
• Surveillé Pour ces actions, on ne choisi rien, l'action parle d'elle même
• Changé de priorité à
• Étiqueté
• Définir le statut indésirable à Pour ces actions, il faut choisir une priorité, étiquette ou statut a appliquer au mail

On peut évidemment placer plusieurs actions a exécuter lorsque le filtre est confirmé.

Créer un lot conséquent de règles: bonne pratique ?

Eh bien pour pouvoir s'assurer que les différentes parties puissent accéder a leurs courrier respectifs tout en s'assurant de ne rater aucun e-mail important, nous avons pensé a un système d'archivage et de redistribution du courrier basé sur des étiquette que l'on pose sur les courriers lus ou a supprimer. Cela permet également au gestionnaire de ne pas avoir a configurer et gérer des dizaines de règles mais se reposer sur les filtres basés sur les étiquettes.

En conservant l'ensemble des mails et en leur appliquant des étiquettes, il est simple pour un script de reconnaitre les mails a supprimer, a archiver ou a conserver.

Il est ensuite banalité de remettre les mails aux bons endroits si le script ne peux pas tout traiter et enfin de pouvoir redistribuer les mails qui n'ont pas été transféré grâce aux étiquettes et dossiers prévus pour chaque pôle de salarié.

3 étiquettes pour 3 états de mails :

• à répondre en vert

• à conserver en bleu

• à supprimer en rouge

Ainsi on ne supprime jamais un mail "par erreur", c'est le script qui s'occupe de toute suppression.

Une architecture pour faciliter la gestion des filtres

L'architecture de dossier que nous adoptons et qui pourrait être utilisable par tout type de structure associative ressemblerait à ceci :

Utilisateurs

Réservations

Demande d'informations

Problématique

Fournisseurs

Achat

Devis

Facture

Demande d'achat

Publicité

Partenaires

Invitations

Organisation

Newsletter

Collectivités

Invitations

Organisation

Newsletter

Serveur

Domaine

Erreur et rapports serveur

Il convient de comprendre que chaque organisation est différente, et donc que ce modèle n'a pas la prétention de couvrir tout les cas d'usages. C'est une base qui peut inspirer d'autres gestionnaires a imaginer une structure, une architecture qui permet le bon partitionage des informations.

Un système léger à administrer

C'est en mettant en place une règle de triage "Renvoi tout les mails etiqueté 'à répondre' du sous-dossier "Serveur/Domaine" vers l'adresse de l'administrateur système" que tout prends sens dans la gestion d'une grosse boite mail car, en plus de pré-archiver les données, les mails sont renvoyés selon les priorités de chaque membre de l'équipe tout en conservant seulement quelques filtres a administrer sans se perdre dans des filtrages par objet/destinataires etc...